Comment choisir son destructeur de document ?

Comment choisir son destructeur de document ?

Quelle que soit votre profession, vous créez beaucoup de documents qui finissent tôt ou tard à la poubelle ou qui ont une date de péremption courte. Le destructeur de document est l’équipement essentiel pour la protection de votre identité ou celle de votre établissement.

Pour faire le bon choix de matériel, certains éléments sont à prendre en compte. Effectivement, la nature confidentielle des documents n’est pas le seul critère à considérer. Examinons les autres facteurs qui joueront un rôle déterminant dans le choix du destructeur de document le mieux adapté à vos besoins.

La nature des documents à supprimer

Avant de choisir un modèle de destructeur de document, pensez aux types de dossiers que la machine devra broyer. Selon l’appareil, celui-ci peut détruire des matériaux comme le papier, les cartes magnétiques et même les CD/DVD. En revanche, il est primordial de suivre scrupuleusement les instructions d’utilisation.

En effet, une fausse manipulation ou un matériau non pris en charge par l’appareil pourraient détériorer les cylindres de coupe et cela n’est malheureusement pas couvert par la garantie. Si de nombreux modèles suppriment les trombones, et même les agrafes en plus du papier, gardez tout de même à l’esprit que tous les destructeurs de documents ne remplissent pas forcément cette fonction.

Rassurez-vous, il existe cependant des modèles polyvalents qui peuvent déchiqueter différents types de matériaux. Dans ces cas-là, le bloc de déchiquetage de CD et de DVD peut être séparé du bloc de coupe du papier, notamment dans les destructeurs de document à haut niveau de sécurité.

Parlons de niveau de sécurité.

En plus de la nature des matériaux, le niveau de sécurité est également un critère important à considérer lors du choix de votre destructeur à document.

Il existe 7 niveaux de sécurité sur l’échelle de confidentialité de la norme internationale DIN, allant du plus basique (DIN P-1) au plus performant (DIN P-7). Pour ne pas vous perdre, prenez en compte le type, ainsi que la taille de coupe réalisée par la machine.

A titre d’exemple, un appareil qui dispose d’une coupe fibre ou d’une coupe droite est idéal pour détruire les papiers les plus communs. C’est un modèle qui est capable de transformer les documents en de très fines lamelles. Sinon optez pour des appareils de :

  • NiveauP-1 pour les dossiers les moins sensibles.
  • NiveauP-2 pour les documents de travail, les documents financiers ou les reçus de carte bancaire.

Critère de sélection : la fréquence d’usage

La fréquence d’usage du matériel est également un critère de sélection important. Déterminez la quantité de documents à déchiqueter et le nombre d’utilisateurs, afin de prolonger la durée de vie de l’appareil. Cela permet également d’éviter d’avoir à le vider fréquemment.

Voici quelques points à voir pour la fréquence d’utilisation :

  • Pour 1 à 2 utilisateurs et un faible volume de pages : optez pour un destructeur individuel occasionnel, muni d’une corbeille de moins de 30 litres.
  • Pour 1 à 2 utilisateurs et un fort volume de pages : prenez un destructeur individuel intensif, avec une corbeille incluse entre 30 et 55 litres.
  • Pour 5 à 10 utilisateurs et un faible volume de page : choisissez un destructeur collectif occasionnel, avec corbeille entre 35 et 80 litres.
  • Pour 5 à 10 utilisateurs et plus, et un fort volume de page un destructeur collectif intensif, avec une corbeille de plus de 80 litres, fera l’affaire.

 

Et si vous devez supprimer rapidement plusieurs pages, vérifiez également :

  • La capacité de passage
  • La largeur d’entrée
  • La vitesse de destruction

 

Il ne reste plus qu’à choisir parmi les nombreux modèles : silencieux, niveau de sonore n’excédant pas 55 décibels ou écologiques.