Organisation d’un événement : pourquoi externaliser la gestion logistique et le transport ?

Organisation d’un événement : pourquoi externaliser la gestion logistique et le transport ?

L’externalisation de la logistique consiste à faire appel à un prestataire externe pour gérer entièrement ou partiellement cette activité. Pour de nombreuses entreprises, c’est devenu une pratique incontournable pour organiser un événement professionnel. Externaliser offre de nombreux avantages. Mais pour que tout se déroule correctement, des précautions sont à prendre. Décryptage.

Les raisons d’externaliser la gestion logistique et le transport

Souvent, la logistique et le transport vont de pair lorsqu’il s’agit d’un événement. Le premier argument des entreprises pour externaliser la logistique concerne la réduction des coûts et des risques. En effet, un prestataire externe transporte et manipule les matériels en toute sécurité. De plus, en cas de dégradation des équipements, le transport et le stockage sont assurés (mutualisation). L’externalisation assure donc une meilleure sécurité des équipements loués. Aussi, confier à un expert l’ensemble du processus logistique permet de gagner du temps dans l’organisation globale d’un salon ou d’une exposition. Par la même occasion, les entreprises se concentrent sur leur cœur de métier, tout en bénéficiant des services personnalisés.

En outre, l’externalisation est considérée comme un levier permettant d’assurer la qualité des prestations durant une manifestation. Dans le cas d’une gestion partielle dédiée, les organisateurs d’événement bénéficient de l’expertise des professionnels. Ainsi, ils apprennent davantage sur la logistique d’un événement. C’est une solution flexible pour gagner en efficacité et en agilité. Mais il ne s’agit pas non plus d’une solution facile ou sans risque. Il est important de bien la maîtriser. Sinon, l’entreprise court à sa perte, au lieu de tirer profit des retombées de l’événement. Ainsi, bien choisir un prestataire est essentiel. Le mieux est donc de recourir à un professionnel du transport et de la logistique, qui soit reconnu dans le milieu.

Conseils pour bien externaliser la logistique et le transport d’un événement

Pour réussir, il faut déjà être sûr d’opter pour l’externalisation. En effet, si une entreprise dispose des ressources en interne suffisantes, elle peut s’occuper de la logistique et du transport elle-même. Il faut aussi que l’organisation générale de l’entreprise ne soit pas bouleversée. Pour prendre la décision, on établit un cahier des charges. Ensuite, on y liste ses besoins, ses objectifs et les conditions liés à l’externalisation de la logistique et du transport. Il est également important de noter les éventuels obstacles à contourner. Par la suite, on effectue une estimation des coûts pour voir si externaliser est profitable à l’entreprise, et cela, à tous les niveaux.

Après l’estimation des coûts, un simple comparatif entre les coûts d’internalisation et d’externalisation de la logistique peut aider à prendre la bonne décision. Mais il faut bien comparer tous les coûts et les ressources mobilisées, en particulier celles non mesurables (l’énergie, le temps, la qualité du travail, etc. ). L’estimation des coûts permet aussi de savoir le type de prestation voulu. En effet, il n’est pas nécessaire de déléguer entièrement toute la partie logistique et le transport. Il est tout à fait faisable de confier seulement la partie équipement, et en même temps, bénéficier des conseils personnalisés sur les meilleures options de transport. Enfin, concernant le choix du prestataire, il vaut mieux comparer plusieurs devis en tenant compte des meilleures assurances.