Lors des rencontres professionnelles, le confort des participants est tout aussi important que le sujet de la réunion. Donc, les organisateurs doivent tenir compte de la commodité des salles pour que tout le monde s’y sente à l’aise pour y passer des heures. Voici quelques astuces pour choisir le bon endroit pour un séminaire.
Privilégier l’objectif du séminaire
Pour garantir un événement réussi, il est important de bien choisir l’endroit. Pour un séminaire, le choix de l’emplacement doit tout d’abord dépendre du message que les organisateurs veulent faire passer et de l’objectif qu’ils souhaitent atteindre. Pour les séminaires de style intégration, lancement de produit, direction, motivation ou encore incentive, il est essentiel de louer une salle totalement équipée. En effet, ce genre d’événement nécessite des équipements tels que les matériels audiovisuels, les connexions au réseau internet, et peut-être des fournitures de bureau. Ils faciliteront l’organisation et le partage durant la conférence. Si le séminaire est du genre team building, il est important que le lieu puisse accueillir des activités culturelles, artistiques ou encore sportives.
Ensuite, si les planificateurs misent sur une ambiance décontractée, il faut opter pour un lieu entièrement convivial. En revanche, s’il s’agit d’un rassemblement totalement professionnel avec des cadres et des invités VIP, il est nécessaire de chercher un endroit qui propose une décoration chic et élégante. Il y a même des séminaires qui nécessitent les services de restauration. Pour cela, il est recommandé d’opter pour les salons de l’Aveyron. Quoi qu’il en soit, lors d’une recherche de salle, il ne faut pas tout simplement se contenter de regarder des photos sur internet ou des brochures. Il est important d’effectuer des visites des lieux pour s’assurer que celui qu’on choisira conviendra à l’occasion. Aussi, on peut se fier aux avis de l’entourage.
Tenir compte du nombre de participants et de leur profil
Avant de chercher un endroit pour organiser un séminaire professionnel, il faut bien tenir compte du nombre de personnes qui y assistera. On évitera ainsi des agitations. Par exemple, si le public est assez nombreux, il faut opter pour un espace modulable. Celui-ci pourra accueillir plusieurs centaines de participants. Avec de nombreux adhérents, une configuration du style théâtre est la meilleure option. Il y aura des rangées de sièges qui seront face à la scène ou l’écran. Le rapprochement des bancs en rangées permet de maximiser l’espace pour avoir un maximum de places assises. Pour les réunions avec peu de gens, il est mieux de choisir des petits salons. On pourra disposer les tables et les chaises sous forme de U. De cette manière, les personnes seront face, les unes aux autres.
Puis, il est primordial de prendre en compte le profil des conviés. Le séminaire peut être destiné à un groupe de jeunes, à des clients d’entreprise, à des dirigeants, à des employés ou encore à des partenaires. Comme il est organisé à l’attention des participants, il est important de se soucier de leurs besoins et de leurs espérances en tenant compte de leurs centres d’intérêts. C’est valable tout aussi bien pour un grand public que pour un groupe restreint.